El registro de la jornada laboral es una obligación legal vigente desde el 12 de mayo de 2019 que ya forma parte del día a día de muchas pymes y autónomos con trabajadores.
Ahora, además, el marco normativo avanza hacia un control horario obligatoriamente digital, con sistemas que permitan el acceso telemático a los datos y su almacenamiento durante varios años.
En este artículo te explicamos qué es el registro laboral, al que afecta y cómo puedes cumplir la normativa sin complicar la gestión de tu negocio.
¿Qué es el registro horario digital?
El registro horario digital es el sistema que permite registrar la jornada laboral de forma informática, dejando constancia de la hora de inicio y de finalización de cada jornada y almacenando estos datos de manera segura.
A diferencia de los sistemas manuales, el registro digital permite conservar la información de forma ordenada, evitar manipulaciones y facilitar el acceso a los datos cuando sea necesario.
¿A quién afecta el registro horario digital?
La obligación del registro horario digital afecta a todas las empresas con personal contratado, independientemente de su tamaño o sector. Tanto una pyme como un autónomo con un solo trabajador deben disponer de un sistema digital que permita registrar la jornada laboral de manera adecuada.
Este punto sigue generando dudas, pero la normativa no establece excepciones en función del número de trabajadores ni del tipo de actividad.
¿Cómo debe ser un registro horario digital válido?
La normativa no impone una herramienta concreta, pero sí establece unos requisitos claros. El registro horario digital debe cumplir, como mínimo, los siguientes puntos:
- Ser 100% digital, sin registros manuales ni en papel
- Garantizar que los datos sean seguros y no manipulables
- Registrar la jornada de forma diaria, con hora de inicio y de finalización
- Permitir el acceso telemático a los datos en caso de inspección
- Asegurar la conservación de los registros durante al menos cuatro años
Por este motivo, los sistemas manuales o en papel dejan de ser suficientes ante las nuevas exigencias del registro horario digital.
¿Qué pasa si no se cumple la normativa?
No disponer de un registro horario digital adecuado puede comportar sanciones y dificultades en una inspección de trabajo. Sin un sistema fiable, demostrar las horas realmente trabajadas resulta complicado, especialmente cuando se revisan periodos largos de tiempo.
Más allá del aspecto legal, la falta de un control horario digital también puede afectar a la organización interna y a la planificación del trabajo.
¿Cómo te ayuda T3 con el registro horario?
T3 integra el registro horario digital dentro de un ERP pensado para pymes y autónomos, evitando tener que utilizar herramientas externas o sistemas poco conectados entre sí. Esto permite gestionar el tiempo de trabajo junto con el resto del negocio de forma más eficiente.
El registro horario digital está incluido en el Pack Proyectos y Servicios de T3.
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